Tài liệu chiến lược số hóa không phải bản kế hoạch IT — đây là văn bản tổ chức trao quyền cho Ban chỉ đạo, phân công trách nhiệm rõ ràng và cam kết nguồn lực cho hành trình chuyển đổi số. Bài viết trình bày cấu trúc bảy phần, hướng dẫn soạn thảo từng mục với ví dụ cụ thể, và checklist kiểm tra trước khi trình Ban giám hiệu.

Tài liệu chiến lược số hóa trường đại học: Hướng dẫn xây dựng từng bước

Mở đầu

Trong bài viết trước về lộ trình số hóa quy trình đại học, chúng tôi đã đề cập đến một bước không thể bỏ qua trong Giai đoạn 1: xây dựng và phê duyệt tài liệu chiến lược số hóa. Tài liệu này không phải bản kế hoạch kỹ thuật, cũng không phải danh sách phần mềm cần mua. Đây là văn bản nền tảng — nơi lãnh đạo nhà trường tuyên bố tầm nhìn, cam kết nguồn lực, và đặt ra khung hành động cho toàn bộ hành trình chuyển đổi số kéo dài nhiều năm.

Nhưng tài liệu chiến lược số hóa là gì? Cần viết những gì? Ai chịu trách nhiệm từng phần? Và làm thế nào để một tài liệu trên giấy thực sự dẫn đến hành động thay vì bị cất vào ngăn kéo sau khi được phê duyệt?

Đây là những câu hỏi mà bài viết này trả lời trực tiếp. Thay vì lý thuyết trừu tượng, chúng tôi trình bày một cấu trúc cụ thể với hướng dẫn viết từng mục, ví dụ minh họa, và checklist kiểm tra — đủ để một nhóm công tác của bất kỳ trường đại học nào có thể bắt đầu soạn thảo ngay sau khi đọc xong.

Phần 1: Vai trò và bản chất của tài liệu chiến lược số hóa

1.1. Tài liệu này không phải bản kế hoạch IT

Trước hết, cần làm rõ một điều: tài liệu chiến lược số hóa không phải bản kế hoạch mua sắm công nghệ thông tin, không phải danh mục hệ thống phần mềm, và không phải tài liệu kỹ thuật dành cho phòng IT đọc.

Đây là tài liệu chiến lược tổ chức — tương đương với chiến lược phát triển nhà trường hay chiến lược đảm bảo chất lượng, nhưng tập trung vào chiều số hóa. Người đọc chính của tài liệu này là Hội đồng trường, Ban giám hiệu, lãnh đạo các khoa và phòng ban — không phải kỹ thuật viên IT.

Mohamed Hashim, Tlemsani và Matthews (2021) trong nghiên cứu về chiến lược đại học trong thời đại số nhấn mạnh một điểm mà nhiều trường hay bỏ qua: khi chuyển đổi số được đặt dưới trách nhiệm của phòng IT thay vì lãnh đạo chiến lược, xác suất thất bại tăng lên đáng kể. Lý do là IT có thể giải quyết bài toán kỹ thuật nhưng không có thẩm quyền thay đổi quy trình tổ chức, điều phối nguồn lực giữa các đơn vị, hay thuyết phục giảng viên lâu năm thay đổi cách làm việc.

Tài liệu chiến lược số hóa là văn bản trao quyền: nó trao quyền cho Ban chỉ đạo chuyển đổi số điều phối nguồn lực, trao quyền cho các trưởng đơn vị ra quyết định trong phạm vi được phân công, và trao cho toàn thể nhân viên sự hiểu biết về hướng đi chung.

1.2. Tại sao cần có tài liệu — và tại sao tài liệu phải ngắn gọn?

Nghiên cứu tổng quan của Fernández và cộng sự (2023) về các sáng kiến chuyển đổi số trong cơ sở giáo dục đại học chỉ ra một vấn đề lặp đi lặp lại: nhiều trường có chiến lược chuyển đổi số nhưng chiến lược đó không được triển khai, hoặc được triển khai không nhất quán giữa các đơn vị. Nguyên nhân phổ biến không phải là thiếu ngân sách hay thiếu công nghệ — mà là tài liệu chiến lược quá dài, quá kỹ thuật, hoặc không truyền đạt được ba điều cốt yếu: Tại sao — Cái gì — Như thế nào.

Một tài liệu chiến lược số hóa hiệu quả cần:

Không dài hơn 25-30 trang (phần thân)
Viết bằng ngôn ngữ mà người không có nền tảng kỹ thuật có thể hiểu
Có thể tóm tắt trong 2 trang executive summary
Gắn với các mục tiêu giáo dục của nhà trường — không phải mục tiêu kỹ thuật thuần túy

1.3. Ai viết, ai duyệt?

Tài liệu chiến lược không nên do một cá nhân hay một bộ phận viết một mình. Thực tiễn tốt nhất là thành lập nhóm công tác soạn thảo gồm:

Một Phó hiệu trưởng làm trưởng nhóm (đảm bảo tầm nhìn lãnh đạo)
Trưởng phòng IT hoặc chuyên gia công nghệ (đảm bảo tính khả thi kỹ thuật)
Đại diện 2-3 khoa (đảm bảo phản ánh nhu cầu học thuật thực tế)
Đại diện phòng Đào tạo và phòng Hành chính (đảm bảo các quy trình cốt lõi được xem xét)
Đại diện sinh viên (đảm bảo quan điểm người dùng cuối)

Tài liệu sau khi soạn thảo cần trải qua ít nhất hai vòng lấy ý kiến — từ toàn thể cán bộ giảng viên và từ chuyên gia bên ngoài — trước khi được phê duyệt chính thức ở cấp Hội đồng trường.

Phần 2: Cấu trúc tài liệu chiến lược số hóa

Dưới đây là cấu trúc được đề xuất gồm bảy phần chính. Mỗi phần có mục đích rõ ràng và không thể thay thế nhau.

Phần A: Tóm tắt điều hành (Executive Summary) — 1-2 trang

Mục đích: Để lãnh đạo cấp cao đọc trong 5 phút và hiểu toàn bộ chiến lược.

Đây là phần quan trọng nhất — nghịch lý là nó lại được viết cuối cùng, sau khi toàn bộ tài liệu đã hoàn thành.

Tóm tắt điều hành cần trả lời năm câu hỏi: (1) Tại sao trường cần số hóa ngay bây giờ? (2) Chúng ta muốn đạt được gì trong 3-5 năm tới? (3) Ba ưu tiên hành động hàng đầu là gì? (4) Cần nguồn lực ở mức nào? (5) Ai chịu trách nhiệm?

Ví dụ minh họa:

"Trường Đại học X đặt mục tiêu đến năm 2027 hoàn thành số hóa toàn bộ quy trình học vụ và hành chính, từ tuyển sinh đến cấp bằng tốt nghiệp. Ba ưu tiên trong giai đoạn 2025-2026 bao gồm: (1) triển khai hệ thống quản lý học tập toàn trường, (2) số hóa hoàn toàn quy trình tuyển sinh, và (3) chuẩn hóa cơ sở dữ liệu sinh viên. Tổng đầu tư giai đoạn đầu ước tính [X] tỷ đồng, với Ban chỉ đạo do Phó Hiệu trưởng [tên] làm Trưởng ban."

Phần B: Bối cảnh và cơ sở — 3-4 trang

Mục đích: Trả lời câu hỏi "Tại sao bây giờ?" và neo tài liệu vào thực tế cụ thể của nhà trường.

Phần này gồm ba nội dung:

B1 — Bối cảnh quốc gia và xu thế toàn cầu: Dẫn chiếu các văn bản chính sách liên quan — đặc biệt là Quyết định số 749/QĐ-TTg (2020) về Chương trình Chuyển đổi số quốc gia và Quyết định số 131/QĐ-TTg (2022) về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục và đào tạo. Đây không chỉ là bối cảnh — đây là cơ sở pháp lý và nguồn tài nguyên có thể khai thác.

B2 — Hiện trạng của nhà trường: Tóm tắt kết quả đánh giá mức độ sẵn sàng số hóa (nếu đã thực hiện). Điểm mạnh là gì? Khoảng trống lớn nhất là gì? Những hệ thống nào đang vận hành và ở mức độ nào?

B3 — Áp lực và cơ hội: Các trường cạnh tranh đang làm gì? Sinh viên kỳ vọng gì từ môi trường học tập số? Đâu là cơ hội để nhà trường tạo ra sự khác biệt thông qua số hóa?

Lưu ý quan trọng: Phần bối cảnh cần trung thực về điểm yếu của nhà trường. Một tài liệu chỉ ca ngợi thành tích hiện tại mà không thẳng thắn nhìn nhận khoảng cách cần thu hẹp sẽ không tạo ra được sự cấp thiết cần thiết để thúc đẩy thay đổi.

Phần C: Tầm nhìn và mục tiêu — 3-4 trang

Mục đích: Vẽ ra bức tranh rõ ràng về trường đại học số mà chúng ta muốn xây dựng.

C1 — Tuyên bố tầm nhìn: Một đoạn ngắn 3-5 câu mô tả trường đại học số trong tương lai. Tầm nhìn phải đủ cụ thể để có thể đo lường, nhưng đủ truyền cảm hứng để tạo động lực.

Ví dụ tầm nhìn tốt: "Đến năm 2028, Trường Đại học X là một cơ sở giáo dục nơi mọi tương tác giữa sinh viên, giảng viên và nhà trường đều có thể diễn ra liền mạch trên nền tảng số; nơi quyết định quản lý được hỗ trợ bởi dữ liệu thời gian thực; và nơi mỗi sinh viên có lộ trình học tập được cá nhân hóa."

Ví dụ tầm nhìn kém: "Trường Đại học X sẽ ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng đào tạo và quản lý." — Quá mơ hồ, không đo lường được, không tạo ra sự khác biệt.

C2 — Mục tiêu chiến lược: 4-6 mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thời hạn. Mỗi mục tiêu cần gắn với một chỉ số đo lường rõ ràng.

Ví dụ mục tiêu tốt:

"Đến 31/12/2026: 100% quy trình đăng ký học phần, xem điểm và nộp đơn học vụ được thực hiện trực tuyến."
"Đến 31/12/2026: Thời gian xử lý trung bình các yêu cầu hành chính giảm từ 7 ngày xuống dưới 2 ngày."
"Đến 31/12/2027: Ít nhất 80% giảng viên sử dụng hệ thống quản lý học tập chủ động trong giảng dạy."

C3 — Phân kỳ mục tiêu: Chia mục tiêu theo giai đoạn — ngắn hạn (12-18 tháng), trung hạn (2-3 năm), và dài hạn (4-5 năm). Điều này tạo ra cảm giác tiến độ và cho phép điều chỉnh khi cần.

Phần D: Các lĩnh vực ưu tiên — 5-6 trang

Mục đích: Xác định rõ những gì sẽ được làm — và quan trọng không kém — những gì sẽ KHÔNG được làm trong giai đoạn này.

Đây là phần nhiều tổ chức mắc sai lầm nhất: liệt kê quá nhiều ưu tiên đến mức không có gì thực sự được ưu tiên. Một chiến lược tốt phải nói "không" với một số thứ để tập trung nguồn lực vào những thứ tạo ra tác động lớn nhất.

Đề xuất không quá 4-5 lĩnh vực ưu tiên, mỗi lĩnh vực được mô tả theo ba chiều:

Phạm vi: Những quy trình/hệ thống nào được bao gồm?
Mức độ tham vọng: Số hóa đơn giản, số hóa quy trình, hay chuyển đổi toàn diện?
Thứ tự triển khai: Cái nào làm trước, cái nào làm sau — và tại sao?

Ví dụ cấu trúc cho một lĩnh vực ưu tiên:

Lĩnh vực 1: Số hóa trải nghiệm sinh viên

Phạm vi: Tuyển sinh, đăng ký học phần, xem điểm, nộp đơn yêu cầu, cổng thông tin sinh viên tích hợp
Mức độ tham vọng: Số hóa toàn bộ quy trình — không còn giao dịch giấy tờ cho các quy trình này
Thứ tự: Tuyển sinh (kỳ 2025) → Đăng ký học phần (kỳ 2026) → Cổng tích hợp (kỳ 2026)
Lý do ưu tiên cao: Ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ sinh viên, dễ đo lường tác động, tạo niềm tin nhanh

Trong nghiên cứu của Tang, Huang và Yan (2025), các tác giả phân tích các tình huống thực tế tại nhiều trường đại học và nhận thấy: chiến lược thành công thường tập trung vào 2-3 lĩnh vực thay vì dàn trải đều trên 6-8 lĩnh vực. Sự tập trung tạo ra khả năng thực hiện thực sự và tránh tình trạng "chuyển đổi số mọi nơi nhưng không chuyển đổi thực sự ở đâu cả".

Phần E: Khung thực hiện — 4-5 trang

Mục đích: Trả lời câu hỏi "Ai làm gì, với nguồn lực nào, theo thứ tự nào?"

E1 — Cơ cấu quản trị: Ai là người ra quyết định và ở cấp độ nào?

Mô hình quản trị cần xác định:

Ban chỉ đạo chiến lược: Thành phần, họp bao nhiêu lần mỗi tháng, quyết định gì?
Ban triển khai: Ai điều phối hàng ngày?
Cơ chế leo thang khi có xung đột giữa các đơn vị?

E2 — Lộ trình triển khai tổng quan: Một bảng hoặc sơ đồ thể hiện các giai đoạn chính, từng giai đoạn làm gì, thời gian bao lâu. Mức độ chi tiết ở đây là theo quý, không theo tuần — chi tiết theo tuần thuộc về kế hoạch dự án, không thuộc về chiến lược.

E3 — Yêu cầu nguồn lực: Ngân sách theo từng giai đoạn (ít nhất là ước tính biên độ), nhân lực cần thiết — nội bộ và thuê ngoài — và hạ tầng tối thiểu cần đầu tư trước.

Giang và cộng sự (2021) trong nghiên cứu về sự sẵn sàng chuyển đổi số tại Việt Nam cho thấy: một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến chiến lược không được thực hiện là thiếu ngân sách cam kết cụ thể. Tài liệu chiến lược nói "cần đầu tư" mà không nói cụ thể bao nhiêu và từ nguồn nào sẽ không tạo ra được cam kết tài chính thực sự.

E4 — Quản lý thay đổi: Phần này thường bị bỏ qua nhưng lại quan trọng không kém. Cần có kế hoạch cụ thể: Đào tạo ai trước? Truyền thông nội bộ như thế nào? Cơ chế thu thập phản hồi và xử lý kháng cự là gì?

Phần F: Khung đo lường và đánh giá — 2-3 trang

Mục đích: Trả lời câu hỏi "Làm sao biết chúng ta đang tiến đúng hướng?"

Phần này cần xác định:

F1 — Bộ chỉ số chính: Không quá 8-10 chỉ số đo lường tổng thể cho toàn bộ chiến lược. Chia thành chỉ số kết quả và chỉ số đầu ra. Ví dụ: Tỷ lệ sinh viên hài lòng với dịch vụ số là chỉ số kết quả; tỷ lệ sinh viên đăng ký học phần trực tuyến là chỉ số đầu ra.

F2 — Chu kỳ đánh giá: Báo cáo tháng cho Ban triển khai, báo cáo quý cho Ban chỉ đạo, báo cáo năm cho Hội đồng trường.

F3 — Cơ chế điều chỉnh: Khi nào thì chiến lược cần được điều chỉnh? Ai có thẩm quyền điều chỉnh? Điều chỉnh phạm vi nào mà không cần phê duyệt lại toàn bộ tài liệu?

Singun (2025) trong tổng quan hệ thống về các rào cản chuyển đổi số đại học xác định: thiếu cơ chế đo lường là yếu tố làm giảm đáng kể khả năng hoàn thành mục tiêu chiến lược, vì khi không có dữ liệu rõ ràng về tiến độ, lãnh đạo dễ mất sự chú ý và nguồn lực bị chuyển hướng sang các ưu tiên khác.

Phần G: Rủi ro và kế hoạch dự phòng — 2-3 trang

Mục đích: Thể hiện rằng nhóm soạn thảo đã suy nghĩ nghiêm túc về những gì có thể sai — và có kế hoạch ứng phó.

Xác định 5-8 rủi ro chính theo ma trận xác suất - tác động, và với mỗi rủi ro, nêu rõ: (1) dấu hiệu cảnh báo sớm, (2) biện pháp phòng ngừa, (3) kế hoạch ứng phó nếu rủi ro xảy ra.

Ví dụ minh họa bảng rủi ro:

Rủi ro	Xác suất	Tác động	Phòng ngừa	Ứng phó
Kháng cự thay đổi của giảng viên	Cao	Cao	Chương trình đại sứ số, đào tạo sớm	Điều chỉnh lịch triển khai, tăng hỗ trợ
Chi phí vượt ngân sách	Trung bình	Cao	Đấu thầu cạnh tranh, dự phòng 20%	Phân kỳ lại, cắt giảm phạm vi giai đoạn đầu
Hệ thống cũ không tương thích	Cao	Trung bình	Kiểm toán kỹ thuật sớm	Phát triển lớp tích hợp trung gian

Phần 3: Hướng dẫn soạn thảo — Những điều cụ thể

3.1. Ngôn ngữ và văn phong

Tài liệu chiến lược cần được viết bằng tiếng Việt rõ ràng, không dùng thuật ngữ kỹ thuật khi có thể tránh. Mỗi câu nên có thể hiểu được bởi một trưởng khoa văn học hay một trưởng phòng tài chính — không chỉ bởi cán bộ IT.

Tránh: "Triển khai hệ thống ERP tích hợp với API gateway để số hóa luồng workflow phê duyệt"

Nên viết: "Xây dựng hệ thống xử lý văn bản và phê duyệt điện tử, cho phép ký duyệt trực tuyến thay vì phải chuyển hồ sơ giấy giữa các phòng ban"

3.2. Cân bằng giữa tham vọng và khả thi

Tài liệu chiến lược thường mắc một trong hai sai lầm đối lập: quá tham vọng — đặt ra những mục tiêu mà trường không có đủ nguồn lực để thực hiện — hoặc quá thận trọng, chỉ cam kết những điều đã chắc chắn làm được, không tạo ra sức ép thay đổi.

Ngưỡng tham vọng phù hợp là: mục tiêu cần phải "vươn tới" so với khả năng hiện tại, nhưng không phải "không tưởng". Một cách thực tế để kiểm tra: nếu tất cả mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ và không có trở ngại bất ngờ, có thể đạt được 100% mục tiêu không? Nếu câu trả lời là "có" — có thể cần đặt mục tiêu tham vọng hơn.

3.3. Gắn kết với chiến lược tổng thể của nhà trường

Tài liệu chiến lược số hóa không nên tồn tại độc lập mà cần được đặt trong mối quan hệ với chiến lược phát triển tổng thể của nhà trường. Nếu chiến lược nhà trường đặt mục tiêu trở thành trường nghiên cứu hàng đầu, chiến lược số hóa cần nhấn mạnh xây dựng hạ tầng dữ liệu nghiên cứu và các công cụ hỗ trợ xuất bản khoa học. Nếu mục tiêu là trở thành trường hướng nghề nghiệp, số hóa cần tập trung vào kết nối với doanh nghiệp và theo dõi sinh viên sau tốt nghiệp.

3.4. Xử lý những vấn đề nhạy cảm

Quá trình soạn thảo sẽ va chạm với những vấn đề nhạy cảm trong nội bộ: Đơn vị nào sẽ "mất quyền kiểm soát" khi quy trình được số hóa? Ai sẽ bị ảnh hưởng nếu tự động hóa thay thế một số công việc thủ công? Hệ thống của đơn vị A có bị thay thế bởi hệ thống tập trung không?

Tài liệu chiến lược không cần trả lời tất cả những câu hỏi này một cách chi tiết — nhưng không nên giả vờ chúng không tồn tại. Một đoạn ngắn về nguyên tắc quản lý nhân sự trong quá trình số hóa — ưu tiên đào tạo lại, không có cắt giảm nhân sự cưỡng bức, tham vấn trước khi thay đổi quy trình làm việc — sẽ giúp giảm lo ngại và tăng sự ủng hộ.

Phần 4: Checklist kiểm tra tài liệu chiến lược

Trước khi đưa tài liệu ra lấy ý kiến rộng rãi và trước khi phê duyệt chính thức, hãy kiểm tra theo danh sách sau:

Checklist Nội dung

Checklist Quá trình

Có ít nhất một buổi làm việc với đại diện sinh viên
Các trưởng khoa chủ chốt đã đọc và có ý kiến
Chuyên gia bên ngoài đã xem xét tính khả thi kỹ thuật
Phòng Tài chính đã xác nhận tính khả thi ngân sách
Tài liệu đã được trình bày và thảo luận tại hội nghị cán bộ chủ chốt
Phiên bản cuối đã được phổ biến đến toàn thể cán bộ giảng viên trước khi phê duyệt

Checklist Hình thức

Độ dài phần thân không quá 30 trang
Có tóm tắt điều hành 1-2 trang đứng độc lập được
Ngôn ngữ không có thuật ngữ kỹ thuật không cần thiết
Có bảng hoặc sơ đồ minh họa lộ trình tổng quan
Tài liệu gắn với các văn bản chính sách quốc gia liên quan
Có phụ lục cho các chi tiết kỹ thuật — không đặt trong phần thân chính

Phần 5: Những sai lầm phổ biến cần tránh

Sai lầm 1: Tài liệu chiến lược = danh sách dự án IT

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Danh sách các phần mềm cần mua, các hạng mục đầu tư hạ tầng cụ thể — những thứ đó thuộc về kế hoạch triển khai, không thuộc về chiến lược. Tài liệu chiến lược trả lời câu hỏi "Tại sao và cái gì?" — kế hoạch triển khai mới trả lời "Như thế nào cụ thể?"

Sai lầm 2: Tầm nhìn quá xa, hành động quá mơ hồ

Một tài liệu nói về "đại học 4.0" và "chuyển đổi số toàn diện" nhưng không chỉ ra được ai làm gì trong 6 tháng tới là tài liệu không thể thực hiện được.

Nguyên tắc: Phần tầm nhìn có thể xa — nhưng phần hành động của 12-18 tháng đầu phải đủ cụ thể để giao việc và theo dõi tiến độ.

Sai lầm 3: Tài liệu được soạn bởi một người, không qua tham vấn

Fernández và cộng sự (2023) ghi nhận điều này như một yếu tố dự báo thất bại: khi chiến lược số hóa được soạn trong "phòng kín" bởi ban lãnh đạo hoặc phòng IT mà không có sự tham gia của những người sẽ bị ảnh hưởng nhiều nhất — giảng viên, cán bộ hành chính, và sinh viên — thì quá trình triển khai sẽ gặp kháng cự ngay từ đầu.

Sai lầm 4: Bỏ qua phần văn hóa và con người

Nhiều tài liệu chiến lược dành phần lớn nội dung cho công nghệ và rất ít cho con người và văn hóa tổ chức. Nhưng như Singun (2025) xác nhận qua tổng quan tài liệu, các rào cản văn hóa và nhân sự thường là những gì quyết định thành bại — không phải công nghệ.

Sai lầm 5: Không có cơ chế cập nhật

Chiến lược số hóa cần được xem xét lại ít nhất hàng năm. Môi trường công nghệ thay đổi quá nhanh để một tài liệu được viết năm 2025 vẫn còn nguyên vẹn đến năm 2028 mà không cần điều chỉnh. Tài liệu cần quy định rõ: ai có thẩm quyền điều chỉnh phần nào, theo quy trình nào, và khi nào thì cần phê duyệt lại toàn bộ.

Phần 6: Quy trình phê duyệt và vòng tham vấn

Một tài liệu chiến lược, dù được soạn thảo tốt đến đâu, chỉ có giá trị pháp lý và tạo ra sức mạnh điều phối khi đi qua một quy trình phê duyệt bài bản. Dưới đây là quy trình được đề xuất theo bốn vòng.

Vòng 1: Soạn thảo nội bộ nhóm công tác (4-6 tuần)

Nhóm công tác soạn thảo phiên bản đầu tiên theo cấu trúc bảy phần. Mục tiêu của vòng này không phải là hoàn thiện mà là đặt ra một bản nháp đủ cụ thể để người khác có thể cho ý kiến thực chất — không phải phản hồi chung chung.

Cuối vòng 1, tổ chức một buổi làm việc nội bộ nhóm, thống nhất về tầm nhìn và các lĩnh vực ưu tiên trước khi đưa ra ngoài nhóm. Điều này tránh tình trạng tài liệu được lưu hành rộng rãi với những bất đồng nội bộ chưa được giải quyết — một nguồn gốc phổ biến của tranh luận không cần thiết trong giai đoạn tham vấn.

Vòng 2: Tham vấn các bên liên quan trong trường (3-4 tuần)

Phiên bản v0.2 được gửi đến: tất cả trưởng khoa và trưởng phòng ban, đại diện giảng viên qua Hội đồng khoa học, đại diện sinh viên qua Hội sinh viên, và Phòng Tài chính kế hoạch.

Hình thức tham vấn tốt nhất là kết hợp: hội thảo trực tiếp — để nghe phản hồi tổng quát — và biểu mẫu góp ý có cấu trúc để thu thập ý kiến cụ thể về từng phần. Không nên chỉ gửi email và chờ ý kiến — tỷ lệ phản hồi thường rất thấp.

Nhóm công tác cần có một người chuyên trách tổng hợp phản hồi theo chủ đề, phân loại theo: (a) góp ý được tiếp thu và sẽ chỉnh sửa, (b) góp ý được ghi nhận nhưng không thay đổi với lý do rõ ràng, và (c) góp ý cần thảo luận thêm.

Vòng 3: Xem xét bên ngoài (2-3 tuần)

Phiên bản v0.3 được gửi đến 2-3 chuyên gia bên ngoài — có thể là giảng viên từ trường đại học khác đã có kinh nghiệm triển khai, chuyên gia tư vấn chuyển đổi số trong giáo dục, hoặc đại diện từ Bộ Giáo dục và Đào tạo nếu có mối quan hệ.

Mục tiêu của vòng này không phải là "xin phép" mà là kiểm tra bởi người không có lợi ích trong tổ chức — họ sẽ nhận ra những điểm mù mà người trong trường không thấy vì quá quen thuộc với bối cảnh.

Một câu hỏi hữu ích khi gửi cho chuyên gia bên ngoài: "Sau khi đọc tài liệu này, bạn có tin rằng trường chúng tôi sẽ thực sự thực hiện được những gì đã cam kết trong 3 năm tới không? Nếu không, điều gì làm bạn hoài nghi nhất?"

Vòng 4: Phê duyệt chính thức (1-2 tuần)

Phiên bản cuối cùng được trình Hội đồng trường hoặc Ban giám hiệu đầy đủ. Đây không phải phiên bản để xin ý kiến thêm — đây là phiên bản đã được xử lý toàn bộ phản hồi từ ba vòng trước. Hội đồng trường đưa ra một trong ba quyết định: phê duyệt, phê duyệt có điều kiện (yêu cầu chỉnh sửa cụ thể trước khi ban hành), hoặc yêu cầu tham vấn thêm.

Sau khi phê duyệt, tài liệu cần được công bố rộng rãi đến toàn thể cán bộ giảng viên — không phải lưu trong hồ sơ nội bộ của Ban giám hiệu. Một chiến lược chuyển đổi số mà cán bộ giảng viên không biết đến không thể tạo ra sự đồng hành cần thiết để thực hiện thành công.

Kết luận

Xây dựng tài liệu chiến lược số hóa không phải là thủ tục hành chính — đây là quá trình tổ chức xây dựng sự đồng thuận, làm rõ ưu tiên, và cam kết nguồn lực cho một hành trình dài. Một tài liệu tốt sẽ là la bàn dẫn đường cho cả lộ trình; một tài liệu kém — hoặc không có tài liệu — đồng nghĩa với việc mỗi đơn vị tự đi theo hướng mình nghĩ là đúng.

Cấu trúc bảy phần được trình bày trong bài viết này — Tóm tắt điều hành, Bối cảnh và cơ sở, Tầm nhìn và mục tiêu, Lĩnh vực ưu tiên, Khung thực hiện, Khung đo lường, và Rủi ro — là khung đủ toàn diện để bắt đầu. Song, quan trọng hơn khung là chất lượng của quá trình soạn thảo: sự tham vấn rộng rãi, tính trung thực với hiện trạng, và cam kết thực sự từ lãnh đạo cấp cao.

Tài liệu hoàn hảo viết trong phòng kín không bằng tài liệu tốt được soạn thảo cùng nhau và được toàn trường tin tưởng.

Tài liệu tham khảo

Fernández, A., Gómez, B., Binjaku, K., & Mece, E. K. (2023). Digital transformation initiatives in higher education institutions: A multivocal literature review. Education and Information Technologies, 28, 12351–12382. https://doi.org/10.1007/s10639-022-11544-0
📄 Đọc tóm tắt

Giang, N. T. H., Hai, P. T. T., Tu, N. T. T., & Tan, P. X. (2021). Exploring the Readiness for Digital Transformation in a Higher Education Institution towards Industrial Revolution 4.0. International Journal of Engineering Pedagogy (iJEP), 11(2), 4–20. https://doi.org/10.3991/ijep.v11i2.17515
📄 Đọc tóm tắt

Mohamed Hashim, M. A., Tlemsani, I., & Matthews, R. (2021). Higher education strategy in digital transformation. Education and Information Technologies, 27, 3171–3195. https://doi.org/10.1007/s10639-021-10739-1
📄 Đọc tóm tắt

Singun, A. (2025). Unveiling the barriers to digital transformation in higher education institutions: a systematic literature review. Discover Education, 4, 185. https://doi.org/10.1007/s44217-025-00430-9
📄 Đọc tóm tắt

Tang, J., Huang, P., & Yan, S. (2025). Digital transformation in higher education: logical framework, practical dilemmas, and implementation approaches. Frontiers in Psychology, 16, 1565591. https://doi.org/10.3389/fpsyg.2025.1565591
📄 Đọc tóm tắt

Thủ tướng Chính phủ Việt Nam. (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Chính phủ Việt Nam.

Thủ tướng Chính phủ Việt Nam. (2022). Quyết định số 131/QĐ-TTg ngày 25/01/2022 phê duyệt Đề án tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025, định hướng đến năm 2030. Chính phủ Việt Nam.

Cách xây dựng tài liệu chiến lược số hóa cho trường đại học